Facturation électronique EBP et Sage : les trois voies

La réforme de la facturation électronique pose une question simple à toute PME qui facture en B2B : par où vont passer mes factures ? Elles ne peuvent plus partir par e-mail. Elles doivent transiter par une Plateforme Agréée (PA, anciennement PDP), immatriculée par la DGFiP.

La plupart des articles s’arrêtent au choix de la plateforme. C’est rarement là que se joue la difficulté. Quand on travaille sur EBP ou Sage 100, le vrai sujet est en amont : par quel chemin votre ERP rejoint-il cette plateforme ? Trois voies existent, et elles ne s’adressent pas aux mêmes entreprises.

Ce qui change vraiment — bien au-delà de l’envoi

Première idée reçue à écarter : la réforme ne se résume pas à « envoyer sa facture dans un autre format ». Quatre flux entrent en jeu, et trois sont souvent découverts trop tard.

L’émission. Vos factures de vente partent au format légal — Factur-X, UBL ou CII. C’est la partie visible, et la plus simple.

La réception. Vos fournisseurs vous envoient leurs factures par le même circuit. Elles arrivent sur votre plateforme, et il faut les faire entrer dans votre comptabilité. Beaucoup d’entreprises préparent leur émission et se retrouvent avec un flux entrant qu’elles n’avaient pas anticipé.

Le cycle de vie. Chaque facture porte des statuts obligatoires tout au long de son parcours : déposée, reçue, mise à disposition, acceptée, encaissée. Ce n’est pas décoratif — vous devez répondre sur les factures que vous recevez, et suivre celles que vous émettez.

L’e-reporting. Certaines données de transaction et d’encaissement doivent être transmises à l’administration, notamment pour les ventes aux particuliers et les opérations internationales.

Retenez surtout ceci : une réforme qui s’arrête à l’émission n’est pas une mise en conformité.

Voie 1 — Le connecteur natif de votre éditeur

EBP et Sage proposent leur propre chemin, intégré au logiciel. Vous restez chez l’éditeur, tout se passe dans l’application, et le volume est souvent inclus dans votre contrat.

Pour qui c’est la bonne réponse : une entreprise avec un seul logiciel, dans une version récente, sous contrat de maintenance en cours, et qui compte le rester.

Ce qu’il faut regarder de près : ces offres supposent une version à jour. Si votre base a quelques années, la mise en conformité passe d’abord par une montée de version — avec son coût, son calendrier et son risque. Votre échéance réglementaire dépend alors du calendrier de votre éditeur.

Voie 2 — Le raccordement API à une Plateforme Agréée

Votre ERP est raccordé directement à une plateforme agréée par une intégration API, réalisée par un partenaire technique. Ce n’est pas un contournement : c’est la voie que les éditeurs recommandent eux-mêmes pour les systèmes d’information composites.

Pour qui c’est la bonne réponse : dès que votre parc n’est pas homogène. Plusieurs sociétés, plusieurs logiciels, un EBP d’un côté et un Sage de l’autre, ou une version que vous ne souhaitez pas faire évoluer maintenant.

Ce que ça change : un seul raccordement pour l’ensemble de vos flux, au lieu d’un connecteur, d’un contrat et d’un paramétrage par éditeur. Et une conformité qui ne dépend plus de votre calendrier de mise à jour.

Ce qu’il faut vérifier : que la plateforme est bien immatriculée à titre définitif par la DGFiP, qu’elle est hébergée en France, et que votre intégrateur couvre les quatre flux — pas seulement l’émission.

Voie 3 — La solution transitoire

Un portail de saisie, séparé de votre ERP, pour déposer et consulter vos factures. Les éditeurs en proposent, et il en existe des indépendants.

Pour qui c’est la bonne réponse : un très faible volume, ou une échéance qui arrive trop vite pour organiser autre chose.

La limite est structurelle : vous êtes conforme, mais vous avez recréé une double saisie. Ce qui partait de votre ERP doit être repris ailleurs, et ce que vous recevez doit être ressaisi dans votre comptabilité. C’est une solution d’attente — traitez-la comme telle, avec une date de sortie.

Les cinq points à cadrer avant de choisir

Ce cadrage compte davantage que le choix de la plateforme. Il se fait avec votre expert-comptable.

1. L’état de votre parc. Combien de sociétés, combien de logiciels, quelles versions ? C’est cette réponse qui élimine ou non la voie 1, avant toute autre considération.

2. Vos données d’identification. SIRET, code NAF, TVA intracommunautaire, adresses au format normalisé — pour vous et pour vos clients. Une facture rejetée l’est presque toujours pour un référentiel incomplet, jamais pour une raison exotique.

3. Votre inscription à l’annuaire. L’annuaire indique à vos fournisseurs par quelle plateforme vous joindre. Point de vigilance : si votre éditeur vous a déjà inscrit, vérifiez avant d’inscrire une seconde adresse pour le même SIRET.

4. Vos cas de facturation particuliers. Acomptes, avoirs, autofacturation, sous-traitance, affacturage, DROM/COM. Ils sont rares en volume, mais ce sont eux qui bloquent. Listez-les maintenant, testez-les avant la production.

5. La réception, vraiment. Où arrivent les factures fournisseurs, qui les valide, et comment entrent-elles en comptabilité ? C’est le point le plus souvent repoussé, et celui qui se rappelle au bon souvenir de tout le monde le premier mois.

Les garde-fous qui font la différence

Contrôler avant d’envoyer. Une facture doit être validée sur les règles officielles avant transmission. Une facture non conforme doit être signalée, jamais envoyée en l’état : un rejet se corrige beaucoup plus difficilement qu’un envoi bloqué.

Tracer les statuts. Vous devez pouvoir répondre à tout moment : cette facture est-elle partie, quand, où en est-elle. Sans cela, vous découvrez les rejets à la relance client.

Ne pas dépendre d’un seul acteur. Une norme d’interopérabilité (AFNOR XP Z12-013) permet aujourd’hui de changer de plateforme agréée sans tout réécrire. Demandez à votre intégrateur s’il la suit — c’est votre porte de sortie.

Comment Synkrone s’y prend

Synkrone lit vos factures directement dans votre base EBP ou Sage 100 et les transmet à une Plateforme Agréée immatriculée par la DGFiP. Vous continuez à facturer exactement comme aujourd’hui.

• Sans changer d’ERP ni de version — nous nous branchons sur votre base telle qu’elle est.
• Un seul raccordement pour l’ensemble de votre parc, quel que soit le nombre de sociétés et de logiciels.
• Les quatre flux, pas seulement l’émission : réception des factures fournisseurs, suivi des statuts, e-reporting.
• Contrôle systématique avant transmission, et hébergement en France.

La réforme n’est pas qu’une contrainte de format. Bien prise, c’est l’occasion de supprimer la ressaisie qui reste entre votre gestion commerciale et votre comptabilité.

Pour aller plus loin : la facturation électronique depuis votre EBP ou Sage.